Электронный документооборот и vTiger CRM

Написал(а): s.sokolko 4 года, 3 месяца назад

(0 комментариев)

Содержание

Что такое электронный документооборот
Новый формат электронных документов (УПД) с 01.01.2020 г
ЭДО и CRM на примере модуля vTiger
Интеграция ЭДО через систему СБИС в vTiger CRM

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) - это обмен электронными документами между сторонами. Он осуществляется с использованием телекоммуникационных каналов связи. При этом участники (или стороны) документооборота отправляют друг другу документы не в привычном всем бумажном виде, а в виде некоторых электронных сообщений. Как правило, документы при ЭДО представлены в виде файлов специального формата.

Формат может быть стандартизован либо внутри одной организации, либо являться стандартом поставщика программного обеспечения (например, формат закрывающих документов XML компании СБИС). Также формат может быть стандартом на государственном уровне (например, универсальный передаточный документ - УПД КНД 1115131, утверждённый Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@). Необходимость стандартизации формата объясняется тем фактом, что программные системы получателя и отправителя электронного документа должны точно “понимать” друг друга и разговаривать на одном “языке”.

Новый формат электронных документов (УПД) с 01.01.2020 г

В соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ с начала 2020 года обязательным форматом для юридически значимого электронного документооборота между компаниями является использование универсальных передаточных документов (УПД). УПД - это многофункциональный документ, который можно использовать вместо счёта-фактуры и первичного документа. С помощью УПД можно оформить как поставку товаров, услуг или работ, так и передачу имущественных прав.

Формат УПД определяется ФНС и представлен документом с КНД 1115131. Технически он представляет собой файл формата XML, который содержит сведения о поставщике (продавце), покупателе, переданных товарах, услугах, правах и подписантах документа. Пример XML-файла, соответствующего новому формату ЭДО приводится на рисунке ниже:

ЭДО и CRM на примере модуля vTiger

Учитывая те данные, которые должен содержать документ ЭДО (например, УПД), было бы очень полезно выгружать такого рода документы прямо из CRM-системы. В CRM уже содержатся все сведения о контрагенте, товарах и услугах, их стоимости и датах формирования закрывающих документов. Фактически, система CRM обладает всей полнотой информации, остаётся только реализовать формирование документа в формате XML и его выгрузку из системы.

Для vTiger CRM нами был реализован модуль поддержки ЭДО и УПД в соответствии с приказом ФНС. Модуль позволяет вести учёт универсальных передаточных документов (добавлять документы, редактировать их, выбирать контрагента и отпущенные ему товары и услуги) и их внутреннюю нумерацию и т.д.

После того, как все сведения о документе внесены, модуль vTiger CRM позволяет выгрузить УПД в виде PDF-файла для печати, либо в виде XML-файла для его дальнейшей передачи средствами электронного документооборота. Формат выгружаемых документов соответствует всем последним требованиям ФНС.

Интеграция ЭДО через систему СБИС в vTiger CRM

Модуль ЭДО для vTiger CRM позволяет не только выгружать XML-файл УПД по КНД 1115131. Также возможна более тесная интеграция с системами электронного документооборота для автоматической отправки выгруженного документа по ЭДО. При этом модуль выгружает XML-файл документа не отдаётся на скачивание пользователю через web-интерфейс, а сохраняется в специальной папке на диске, из которой его забирает специальное программное обеспечение, обеспечивающее его дальнейшую отправку по ЭДО.

В нашем случае последний пункт реализуется с использованием программного продукта СБИС-Коннект. СБИС-Коннект получает от vTiger CRM документ для отправки, выполняет подписывание документа электронной подписью уполномоченного лица и отправляет подписанный документ в систему СБИС-онлайн. Отправленные документы можно впоследствии просмотреть в личном кабинете пользователя СБИС-онлайн. 

Модуль ЭДО и УПД для vTIger CRM также позволяет сохранять сведения об идентификаторах пользователей СБИС, отправивших документ, и дате и времени отправки по ЭДО.

Если Вы хотите выйти на новый уровень продуктивности документооборота в Вашей CRM - закажите модуль поддержки ЭДО и УПД в vTiger CRM уже сегодня!

• Теги:
• crm,
• vtiger,
• эдо,
• электронный,
• документооборот,
• модуль

• ← Чаты в vTiger CRM
• vTIger CRM: интеграция с сайтом →