Учет рабочего времени в CRM vTiger

Написал(а): s.sokolko 3 года, 9 месяцев назад

(0 комментариев)

Содержание

Массовый переход на “удалёнку” и учёт рабочего времени в новых условиях

Автоматизация и CRM как цифровая среда для контроля сотрудников

Возможности vTiger CRM для учёта рабочего времени сотрудников

Модуль учёта рабочего времени для контроля сотрудников в vTiger CRM

Массовый переход на “удалёнку” и учёт рабочего времени в новых условиях

Пандемия 2020 года стала настоящим “черным лебедем”. С введением карантина во всех странах мира многие компании были вынуждены закрыться. Некоторые перешли на удалённую работу, некоторые полностью ушли с рынка. В этот период существенно возросла роль онлайн-систем и коммуникаций. В силу отсутствия возможности личного общения между сотрудниками и руководителями контроль работы сотрудников также стал затруднен.

Для решения возникших проблем в условиях удаленной работы многие руководители пошли по заведомо неверному пути, вводя всё новые и новые онлайн-встречи для уточнения “текущего положения дел” по видеосвязи, либо заставляя сотрудников заполнять всё новые “календари рабочего времени” в Excel/Google Docs.

К чему же приводят такого рода меры по “закручиванию гаек” дисциплины? Для того, чтобы ответить на этот вопрос, нужно поставить себя на место того “удалённого сотрудника”, которого руководитель пытается так яростно “контролировать”. У такого сотрудника и так стресс, страх потери работы, страх перед пандемией за себя и близких, а тут ещё и новые отчеты, бумажки, онлайн-встречи в Zoom… Разумеется, у него на все вопросы по не выполненным задачам будет один ответ: “Я занят только Вашими отчетами и созвонами, мне работать некогда!”. И ведь трудно что-либо возразить, накладных расходов на отчёты, действительно, стало больше.

Автоматизация и CRM как цифровая среда для контроля сотрудников

Что же делать, чтобы и руководитель знал, чем заняты сотрудники, и сотрудники не занимались одним лишь написанием бесконечных отчетов? Ответ прост - нужно использовать современные средства автоматизации. Как руководитель, так и сотрудник должны работать в общей “цифровой среде”, в которой остаются следы любого действия, связанного с выполнением сотрудником своих должностных обязанностей.

Разумеется, можно разработать или приобрести отдельную систему для такого рода “слежения” за рабочим временем сотрудников. Однако, если внимательно присмотреться к корпоративной CRM-системе, то в ней уже есть очень много ценной и полезной информации, которая остается фактически мало используемой. Например, если CRM-система интегрирована с корпоративной телефонией, то в CRM будет вся информация о телефонных звонках. Более того, каждый звонок будет “привязан” к контакту, контрагенту, обращению - в общем, к некоторой сущности, по которой и был вызов. Также в CRM всегда есть сведения о текущих сделках с контрагентами, которые находятся в процессе. Кроме того, большинство современных CRM-систем содержат модуль управления задачами, что также позволяет получить информацию о том, в какой задаче сотрудник занят на данный момент, какая задача находится в ожидании, какая - просрочена и т.д.

Возможности vTiger CRM для учёта рабочего времени сотрудников

В качестве примера современной CRM-системы со множеством возможностей рассмотрим OpenSource CRM vTiger. Помимо перечисленных выше сведений она также содержит информацию об истории изменения каждой записи. То есть при создании или изменении любой записи в системной базе данных CRM, будь то счёт, контакт, сделка, контрагент или любая другая сущность, система всегда фиксирует такого рода действия в системном журнале истории (mod_tracker). Обычно эти дополнительные сведения используются только при расследовании инцидентов. Они могут помочь отследить, кто изменил номер телефона контакта, кто удалил сделку, проставил статус счета “Оплачен” и т.д. Однако, если рассмотреть записи истории в контексте учета рабочего времени сотрудников, то можно заметить, что находящийся на работе менеджер, который исправно исполняет свои должностные обязанности постоянно оставляет такого рода “следы” в системе CRM.

Это приводит нас к возможности автоматизированно оценить, действительно ли сотрудник работал в системе, или просто присутствовал перед экраном монитора, не выполняя значимых действий. Например, если в течение получаса менеджер не изменил ни одной сделки, счета, не создал ни одного комментария и не сделал ни одного звонка, то очень маловероятно, что он был занят чем-то полезным для компании. В то же время наличие хотя бы одного значимого действия за данный период времени позволяет сказать, что рабочее время проходит не зря.

Применительно к vTiger CRM, модуль истории (mod_tracker) по умолчанию включен в системе. Администратор vTiger может самостоятельно выбирать, для каких модулей история включена, а для каких - нет. Таким образом, все сведения для формирования отчёта по трекингу рабочего времени в vTiger уже присутствуют в системной базе данных.

Модуль учёта рабочего времени для контроля сотрудников в vTiger CRM

Нами был разработан отдельный устанавливаемый модуль для CRM Salesplatform / vTiger, который может быть внедрен в любую действующую систему. После установки появляется возможность формирования отчетов по учету рабочего времени для любого сотрудника (пользователя системы). Для генерации отчета нужно перейти в соответствующее меню и задать значения фильтров. Поддерживаются фильтры по сотруднику и диапазону даты и времени работы.

Сформированный отчет будет содержать набор таблиц с итогами работы сотрудника и учетом его рабочего времени. Первой отображается итоговая таблица за весь выбранный период с данными об общем времени продуктивной работы в CRM, количестве выполненных задач, проведенных звонках (включая их разбивку по длительности разговора с клиентом) и созданных сделках.

Наравне с общим итогом за период в отчете по трекингу рабочего времени отображается детальная информация по каждому рабочему дню в отдельности с итогами дня. Рабочий день представляется в виде таблицы, каждая строка которой соответствует интервалу работы (по умолчанию 15 минут). Напротив каждого интервала отображаются модули CRM, в которых работал указанный сотрудник с возможностью перейти по ссылке в те записи (задачи, сделки, звонки, календарь и т.п.), с которыми менеджер работал. Интервалы бездействия для удобства восприятия объединены визуально.

Кроме ссылок на карточки CRM, которые редактировал сотрудник, каждая таблица-интервал работы окрашена цветом для большей наглядности. Периоды работы окрашиваются зеленым цветом, периоды краткого перерыва - белым, периоды полного бездействия - серым цветом.

Помимо указанных выше показателей CRM-система vTiger позволяет легко добавлять также и другие показатели. По желанию заказчиков данный отчет может быть легко доработан с расширением функциональности.

Если Ваши сотрудники работают на “удаленке” или Вы просто хотите получить более детальную картину того, чем менеджеры заняты в рабочее время - обратитесь к нам за получением доступа к модулю учета рабочего времени для vTiger CRM. Вы сможете сэкономить массу времени на контроле сотрудников и потратить его с пользой для развития Вашей компании. 

И помните: эффективность сотрудников - залог успеха Вашего бизнеса!

• Теги:
• vtiger,
• crm,
• отчет,
• трекинг,
• время,
• рабочее,
• удаленка,
• сотрудники

• ← vTiger CRM: интеграция с WhatsApp
• Электронная подпись по ГОСТ в CRM vTiger →