Модуль vTiger "Банковские выписки"

Написал(а): s.sokolko 3 года, 8 месяцев назад

(0 комментариев)

Содержание

Поступления выручки и CRM

Контроль поступления средств в vTiger CRM

Установка модуля “Банковские выписки” в vTiger / Salesplatform

Разбор платежей в модуле vTiger CRM

Особенности алгоритма модуля “Банковские выписки” для vTiger

Поступления выручки и CRM

Как известно, основной целью коммерческих компаний является получение прибыли. Прибыль образуется из выручки - средств, которые клиенты перечисляют компании, оплачивая необходимые им товары, либо услуги. Факт поступления оплаты от клиента является очень важным событием с точки зрения CRM-системы. Как правило, при каждом поступлении денежных средств от клиента менеджер компании-оператора CRM-системы должен совершить некоторое значимое действие: приступить к оказанию услуги, если это аванс, подготовить пакет закрывающих проект документов, если это постоплата или связаться непосредственно с клиентом, если платеж требует уточнения.

Ситуация усложняется ещё и тем, что запаздывание менеджера компании с ответом клиенту (либо началом оказания услуг, отгрузки товаров) после того, как клиент внес оплату, может вызвать у клиента опасения и рост взаимного недоверия между менеджером и клиентом. Такие ситуации очень трудно исправлять, поэтому лучше предотвратить их заранее, жестко контролируя сроки “ответного действия” менеджера компании.

Контроль поступления средств в vTiger CRM

Но как добиться такого контроля? Сведения о поступлении оплаты от клиента, в первую очередь получает кассир компании (при оплате наличными через кассу), либо сотрудник бухгалтерии (при оплате по безналичному расчёту). Получается, руководитель компании должен всё время “проверять” поступления в бухгалтерии и незамедлительно передавать менеджерам задание “взять клиента в работу”? Либо руководитель должен делегировать оповещения об оплате кому-то из сотрудников бухгалтерии, у которых и без того немало обязанностей?

Оба эти варианта обречены на провал. “Человеческий фактор”, как часто бывает, вносит элемент ненадежности и нестабильности во взаимодействие менеджера с клиентом при получении оплаты. И тут на помощь приходит CRM-система vTiger. Точнее, разработанный нами модуль “Банковские выписки” для vTiger CRM.

Установка модуля “Банковские выписки” в vTiger / Salesplatform

Модуль представляет собой zip-пакет, который успешно устанавливается на все современные версии системы vTiger CRM / Salesplatform. После установки в меню CRM появится пункт “Инструменты->Выписки”, открывающий доступ к модулю “Банковские выписки”.

Основная задача модуля “Банковские выписки” заключается в автоматической “загрузке” сведений о банковских платежах и об оплаченных счетах. Модуль позволяет загружать файлы банковских выписок в формате 1С (ПО “1С: Предприятие”), который поддерживается всеми основными системами онлайн-банкинга в России.

После установки перечень банковских выписок в модуле будет пуст. Однако, по мере внесения новых выписок, список будет пополняться, сохраняя полную историю загрузок платежей из банка. Для добавления новой выписки нужно нажать кнопку “Добавить запись”. При этом откроется форма добавления выписки с возможностью указать расчетный счет, по которому загружается выписка, название для ее идентификации (например, “за август”), ответственного за данную операцию пользователя, а также выбрать файл выписки в формате 1С.

Разбор платежей в модуле vTiger CRM

При сохранении выписки система CRM выполнит пошаговый разбор прикрепленного файла банковской выписки по каждому платежному поручению выписки. В случае, если в качестве получателя платежа был указан ИНН компании-оператора CRM (задаётся в настройках vTiger CRM в качестве реквизитов компании), такой платеж будет создан в системе vTiger  / Salesplatform в модуле “Платежи” и связан с загруженной выпиской. 

В случае, если платеж попал в выписку повторно (например, сначала были загружены платежи за последнюю неделю, а потом - за последний месяц), система vTiger автоматически устранит дублирование проверяя пару признаков “номер платежного поручения - дата платежа”, которая уникально идентифицирует каждый банковский платеж.

Кроме создания платежей в системе vTiger, модуль “Банковские выписки” также автоматически выполняет “разнесение” поступившей от клиента суммы на имеющиеся в системе не оплаченные счета по данному клиенту. Пересчитываются поля Счета “Получено” и “Баланс”, а также меняется статус Счета на “Оплачено”, если поступила полная сумма от клиента.

Особенности алгоритма модуля “Банковские выписки” для vTiger

При соотнесении платежей и счетов в системе vTiger используются алгоритмы разбора полей “Сумма” и “Назначение платежа” собственной разработки. Данные алгоритмы выполняют анализ суммы неоплаченных счетов клиента, суммы платежного поручения, а также разбор поля “Назначение платежа” на предмет наличия сведений об оплачиваемом счете (номер, дата). Использование такого рода алгоритмов позволяет обеспечить наиболее точное и оптимальное “разнесение” поступившей от клиента суммы в автоматическом режиме.

Автоматически созданный в системе vTiger платеж из выписки показан на рисунке ниже:

Модуль “Банковские выписки” автоматически заполнил поля платежа при создании из платежного поручения (номер, дата, назначение платежа и т.д.). Также показан связанный с платежом счет (оплаченный данным платежом) и контрагент. По клику можно перейти в карточку счета и контрагента.

Внешний вид созданной выписки показан на рисунке ниже. В выписке сохраняются все ее параметры, включая даты начала и окончания, время загрузки в CRM, ответственного пользователя. Сам файл выписки также всегда можно скачать для проверки.

Кроме того, можно просмотреть связанные с выпиской платежи в списке связанных модулей vTiger. Связанные платежи для выписки из примера показаны на рисунке ниже.

Таким образом, модуль “Банковские выписки” для CRM vTiger / Salesplatform позволяет в автоматическом режиме загружать сведения о поступивших платежах из систем типа “Клиент-Банк” через экспорт в формат 1С:Предприятие и отмечать выставленные в CRM счета как оплаченные. Эта возможность позволяет запускать бизнес-процессы vTiger CRM (vTiger workflow) при изменении статуса счёта на “Оплачено” для автоматического контроля за исполнением сотрудниками обязательств, по которым поступила оплата. 

Многие наши клиенты активно пользуются данной возможностью. Например, при оплате счета ответственному за счет менеджеру ставится задача в модуле “Заявки” с утвержденным сроком на исполнение (1 рабочий день). В случае, если менеджер не начинает работу в течение 2 рабочих часов, либо не завершает ее в указанный максимальный срок, выполняется эскалация приоритета задачи и она назначается на руководителя отдела, в котором работает менеджер. Такого рода бизнес-процессы в vTiger позволяют очень точно и автоматизировано контролировать сроки исполнения задач и, в конечном счете, приводят к повышению качества обслуживания и удовлетворенности клиентов услугами компании.

Если Вы тоже хотите автоматизировать загрузку платежей в vTiger CRM - обращайтесь к нам. Наш модуль “Банковские выписки” доступен для заказа. Мы всегда готовы помочь с его установкой и настройкой, а также проконсультировать по всем вопросам внедрения vTiger CRM.

Успехов в автоматизации!

• Теги:
• crm,
• vtiger,
• модуль,
• банк,
• выписки,
• платежи,
• счета

• ← Модуль vTiger "Договоры"
• Мобильная версия CRM vTiger без приложения →