Модуль vTiger "Договоры"

Написал(а): s.sokolko 3 года, 11 месяцев назад

(0 комментариев)

В настоящее время CRM-системы стали краеугольным камнем автоматизации практически каждого предприятия. И это неудивительно: ведь в CRM содержится не только самая ценная информация о клиентах, но и практически все сведения о работе и деятельности компании. 

Трудно представить себе ведущий активную деятельность бизнес, который не заключает договоры со своими контрагентами: поставщиками, клиентами, потребителями, партнёрами и т.д. Договоры - неотъемлемая часть документооборота организации. В некоторых компаниях внедряются отдельные системы документооборота (СЭД), в некоторых отдельные элементы документооборота интегрированы в CRM (например, электронный документооборот в vTiger).

В любом случае, зачастую Договоры носят типовой характер, например: продажа похожих услуг клиентами (на практически одинаковых условиях), заказ материалов и оборудования у поставщиков, “оформление отношения” с новыми партнёрами и агентами и т.п. При заключении таких договоров, как правило, используется файл word/google docs/open office, в котором меняются только даты, реквизиты, подписанты и документ выводится на печать.

Однако, ситуация начинает существенно усложняться, когда кто-то просит внести в договор дополнительный пункт с “индивидуальными условиями”, либо возникает потребность заключать договоры от имени разных юридических лиц по разным направлениям бизнеса. Про случаи отправки новому важному клиенту договора с “чужими” реквизитами и неверным ФИО первого лица даже не хочется и вспоминать… А если добавить к этому необходимость учёта номеров договоров с возможным проставлением префиксов по типам и датам заключения контракта (например, ГК-2020-01/228, МК-2019-12/137 с независимой нумерацией типов договоров), то вести такую систему договоров “вручную” или на бумаге становится не только проблематично, но, зачастую, физически невозможно.

Если Вы используете vTiger CRM , - спешим Вас обрадовать: практически вся информация, которая требуется для составления и заключения Договоров уже присутствует в Вашей CRM-системе. Это и полное название контрагента, его адрес, ИНН, КПП и прочие реквизиты. Логично было бы предположить, что формировать договоры очень быстро и удобно прямо из CRM, не покидая её.

Для решения этой задачи нами был разработан модуль “Договоры” для vTIger CRM. Данный модуль устанавливается на CRM vTiger / Salesplatform версии 6, 7 и выше. 

При установке модуля в карточке контрагента Вашей системы vTiger появятся дополнительные сведения: банковские реквизиты компании (номер счёта, банк, БИК), а также информация о руководителе компании (ФИО, должность, документ, на основании которого он действует). Значения всех этих полей будут впоследствии автоматически “подставляться” в договорах и на печати.

Сам модуль “Договоры” для vTiger позволяет вести учёт всех заключённых договоров. Список договоров в системе показан на рисунке ниже. Система позволяет фильтровать договоры по различным полям: типу, номеру, дате заключения, компании-контрагенту и т.д.

Для каждого типа договора поддерживается своя нумерация. Номер договора может быть как обычным числом, так и сложной строкой с префиксом, включением даты заключения в номер договора и прочими дополнительными возможностями. Нумерация ведётся независимо по каждому типу договоров и полностью настраивается на странице настроек модуля, показанной на рисунке ниже.

При создании договора в модуле “Договоры” vTiger CRM указываются контрагент, даты начала и окончания договора, процент предоплаты и постоплаты по договору, юридическое лицо vTiger, на которое нужно оформить договор (vTiger CRM поддерживает несколько юридических лиц). Номер договора будет проставлен системой автоматически при сохранении.

Также по каждому договору отслеживаются связанные счета, чтобы можно было быстро и в одном окне проверить наличие выставленных счетов клиенту и статус оплаты по договору.

Для хранения шаблонного текста договора используется встроенный модуль “Шаблоны PDF”, который доступен во всех системах Salesplatform vTiger CRM по умолчанию. Шаблон договора представляет собой документ на языке разметки HTML с поддержкой специальных переменных (название контрагента, реквизиты контрагента, должность и ФИО руководителя и т.д.). Модуль “Шаблоны PDF” имеет встроенный редактор HTML с возможностью предварительного просмотра внешнего вида договора перед выводом на печать (подробнее о поддержке PDF в vTIger). Благодаря использованию HTML, ставшего, де-факто стандартом описания шаблонов, исправлять шаблоны договоров может практически любой штатный специалист предприятия со знанием данного языка разметки. Кроме того, наша компания также всегда может помочь с вёрсткой такого рода шаблонов.

Модуль “Договоры” поддерживает выгрузку договоров в формат PDF для вывода на печать и отправку PDF по email в один клик из детального вида договора. Для этого пользователю нужно только выбрать нужный шаблон. Сам договор сформируется автоматически. Внешний вид интерфейса выбора шаблона и вывода печатной версии договора, а также отправки PDF по электронной почте показан на рисунках ниже.

Для начала работы в модуле “Договоры” для vTiger CRM - свяжитесь с нами. Мы поможем Вам с установкой и настройкой данного модуля на Вашем сервере vTiger.

• Теги:
• crm,
• module,
• vtiger,
• модуль,
• договор

• ← Модуль справочника БИК банков для vTiger
• Модуль vTiger "Банковские выписки" →